L’istruttore amministrativo

In questo articolo offriamo una panoramica generale sulla figura dell’Istruttore Amministrativo: quale formazione possiede, di cosa si occupa e quali sono i requisiti richiesti nei concorsi e nelle selezioni, i rapporti con operatori e funzionari.

1. Il ruolo e le funzioni

Nel sistema di classificazione del personale del comparto Funzioni Locali, l’Area degli Istruttori è l’area in cui rientrano le figure di livello intermedio chiamate a svolgere attività amministrative, contabili, tecniche e specialistiche con un grado apprezzabile di autonomia operativa, nell’ambito di direttive di massima e procedure predeterminate.

In termini semplici, si tratta del personale che non svolge soltanto compiti esecutivi o di supporto elementare, ma segue pratiche, istruisce procedimenti, elabora dati, predispone atti e contribuisce in modo diretto al funzionamento ordinario degli uffici e dei servizi.

L’Area degli Istruttori comprende lavoratori strutturalmente inseriti nei processi amministrativo-contabili e tecnici e nei sistemi di erogazione dei servizi, che svolgono fasi di processo e/o processi, anche mediante strumenti tecnologici, e che sono chiamati a valutare i casi concreti e a interpretare le istruzioni operative.

Le caratteristiche professionali tipiche dell’area sono:

• conoscenze teoriche esaurienti;
• capacità pratiche necessarie a risolvere problemi di media complessità, in un ambito specializzato di lavoro;
• responsabilità di procedimento o infraprocedimentale, con eventuale coordinamento del lavoro di altri colleghi.

Il requisito di base per l’accesso all’area è il diploma di scuola secondaria di secondo grado.

Quali figure vi rientrano

L’Area degli Istruttori non comprende solo il profilo amministrativo. Vi rientrano, a seconda dell’organizzazione del singolo ente, anche altre figure professionali, tra cui ad esempio:

• istruttore amministrativo;
• istruttore contabile (ne parliamo nell’articolo l’istruttore contabile);
• istruttore tecnico (ne parliamo nell’articolo l’istruttore tecnico);
• istruttore informatico;

L’elemento comune non è il settore di appartenenza, ma il tipo di funzione svolta: attività istruttorie, gestione di pratiche e processi, applicazione di procedure, valutazione di situazioni concrete e responsabilità sul corretto svolgimento del lavoro.

Cosa concretamente fa

Il contenuto professionale tipico del ruolo di istruttore amministrativo prevede:

• raccolta, conservazione e reperimento di documenti, atti e norme;
• gestione e istruttoria delle pratiche d’ufficio;
• ricerca, utilizzo ed elaborazione di dati e informazioni;
• predisposizione di atti, comunicazioni, verbali e testi amministrativi;
• gestione della corrispondenza e dei rapporti ordinari con utenti, colleghi e altri uffici;
• attività di rendicontazione, supporto amministrativo-contabile e rilevazione statistica;
• eventuale coordinamento di attività semplici svolte da personale di area inferiore.

In questa area, quindi, il dipendente non si limita a eseguire compiti meramente ripetitivi, ma applica conoscenze e procedure a casi concreti, con responsabilità sul risultato del proprio operato

2 I rapporti con il personale delle altre aree

Il rapporto con l’area immediatamente inferiore

L’area immediatamente inferiore è quella degli Operatori esperti.

Questa comprende lavoratori che svolgono attività di tipo operativo, tecnico-manutentivo o amministrativo di supporto, con responsabilità legate soprattutto all’esecuzione corretta dei compiti assegnati e alla soluzione di problemi di routine. Per tale area il requisito di accesso è l’assolvimento dell’obbligo scolastico accompagnato da una specifica qualificazione professionale.

La differenza pratica può essere riassunta così:

• l’Operatore esperto svolge prevalentemente attività operative o di supporto;
• l’Istruttore segue attività più strutturate, con maggiore contenuto istruttorio e più ampio margine di valutazione;
• l’Istruttore affronta problemi di media complessità, interpreta istruzioni operative e può avere responsabilità procedimentali o infraprocedimentali.

In altre parole, l’Istruttore si colloca a un livello superiore rispetto al supporto operativo, perché governa parti significative del procedimento o del processo di lavoro.

Il rapporto con l’area superiore

L’area superiore è quella dei Funzionari e dell’Elevata Qualificazione.

Rispetto all’Istruttore, il Funzionario opera normalmente con un livello più elevato di autonomia, specializzazione e responsabilità. L’Istruttore applica regole, procedure e direttive a casi concreti; il Funzionario presidia invece attività di maggiore complessità, con compiti che possono implicare un più intenso contenuto di analisi, impostazione, coordinamento e responsabilità organizzativa.

Rispetto agli istruttori, i funzionari possono essere chiamati non solo a svolgere attività di maggiore complessità, ma anche a coordinare il lavoro del personale assegnato, impartendo direttive operative, assicurando uniformità nell’azione amministrativa e verificando il corretto svolgimento delle attività istruttorie. Si tratta di un potere di coordinamento organizzativo coerente con la maggiore autonomia e responsabilità propria dell’area superiore

3. Modalità di accesso: come si diventa istruttori amministrativi

a) Accesso dall’esterno

Per l’accesso all’Area degli Istruttori il requisito di base è il diploma di scuola secondaria di secondo grado. Tuttavia, poiché l’area comprende profili diversi, il titolo di studio richiesto deve essere coerente con il profilo professionale messo a concorso. Quindi:

• per il profilo amministrativo sarà normalmente richiesto un diploma idoneo allo svolgimento di attività d’ufficio e istruttorie;
• per il profilo contabile potranno essere richiesti titoli coerenti con le attività economico-finanziarie;
• per il profilo tecnico potranno essere richiesti diplomi tecnici specifici;
• per il profilo informatico potranno essere richiesti diplomi coerenti con i sistemi informativi o con l’ambito tecnologico.

L’area, quindi, è unitaria sotto il profilo contrattuale, ma i requisiti specifici di accesso cambiano in relazione alle mansioni del singolo posto.

b) Progressione dall’interno

Le progressioni fra aree, nel pubblico impiego contrattualizzato, avvengono tramite procedura comparativa, nel rispetto della riserva di almeno il 50% delle posizioni disponibili all’accesso dall’esterno.

Ai sensi dell’art. 52, comma 1-bis, del d.lgs. n. 165/2001, rilevano in particolare:

• la valutazione positiva conseguita negli ultimi tre anni di servizio;
• l’assenza di provvedimenti disciplinari;
• il possesso di titoli o competenze professionali o di studio ulteriori rispetto a quelli richiesti per l’accesso dall’esterno;
• il numero e la tipologia degli incarichi rivestiti Cit. 12.

c) Competenze richieste

Le competenze richieste agli appartenenti all’Area degli Istruttori possono essere così sintetizzate:

• conoscenze teoriche adeguate al settore di assegnazione;
• capacità di applicare norme, regolamenti e procedure;
• capacità di utilizzare strumenti informatici e gestionali;
• attitudine alla gestione di pratiche, dati, atti e documenti;
• capacità di affrontare problemi di media complessità;
• responsabilità sul corretto svolgimento delle attività assegnate;
• eventuale capacità di coordinare attività o colleghi Cit. 9.

4. Breve cenno di orientamento: Funzioni Locali e Funzioni Centrali

Per evitare equivoci, è utile chiarire le differenze tra funzioni centrali e funzioni locali riguardo alla qualifica. Nel comparto Funzioni Centrali, infatti, la classificazione del personale segue una struttura diversa e la figura corrispondente non è indicata con la stessa denominazione. 

Il confronto tra le Aree: perché nelle Funzioni Centrali non esistono gli “Istruttori”

Pur partendo dalla stessa legge, i due CCNL hanno adottato denominazioni e strutture diverse. Trovi nella tabella di seguito la loro comparazione.

Come puoi vedere, dalla tabella  emerge una differenza strutturale fondamentale:

1. Nel CCNL Funzioni Locali, le vecchie quattro categorie (A, B, C, D) sono state trasposte direttamente nelle quattro nuove aree: la categoria C (diplomati) è diventata la terza area, denominata Area degli Istruttori, mentre la categoria D (laureati) è diventata la quarta area (Funzionari ed EQ, all’interno della quale vengono conferiti gli incarichi di Elevata Qualificazione) Cit. 1Cit. 11.
2. Nel CCNL Funzioni Centrali, il sistema previgente era invece articolato in tre sole aree (Prima, Seconda e Terza Area) Cit. 17Cit. 21Cit. 25. Con il rinnovo 2019-2021 è stata aggiunta ex novo in cima la quarta area (Elevate Professionalità – EP), mentre il personale di livello intermedio (diplomati, ex Area II, posizioni economiche F1, F2, F3) è confluito nella seconda area del nuovo sistema, denominata Area degli Assistenti (in cui rientra, ad esempio, la figura dell’assistente amministrativo) Cit. 17Cit. 21Cit. 23. La terza area delle Funzioni Centrali è già l’Area dei Funzionari (ex Area III) Cit. 17Cit. 25.

Di conseguenza, la figura che negli Enti Locali è inquadrata nell’Area degli Istruttori trova il suo corrispondente funzionale e di titolo di studio (diploma di istruzione secondaria di secondo grado), nel comparto Ministeri, Agenzie ed Enti pubblici nazionali, nell’Area degli Assistenti.